Dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

In Deinem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erfasst Du alle Verarbeitungen in Deinem Unternehmen, es ist das zentrale Dokument Deiner Datenschutz-Dokumentation.

Dieses Verzeichnis muss von Unternehmen laut DSGVO zwar erst ab 250 Mitarbeitern angelegt werden. Allerdings wird auch erwähnt, dass Unternehmen die personenbezogenen Daten regelmäßig verarbeiten ebenfalls dazu verpflichtet sind. Aus meiner Sicht fallen da Betreiber eines Online Business auch darunter, weil wir im Prinzip täglich personenbezogene Daten über unsere Webseite verarbeiten.

Verarbeitungstätigkeiten sind letztendlich die Prozesse in deinem Unternehmen, bei denen Daten erfasst, gespeichert und verarbeitet werden.

Stelle Dir dazu folgende Fragen:

• Woher kommen Deine Daten (z.B. über Deine Spreadmind Website oder werden sie Dir telefonisch oder als Email übersandt oder bekommst Du sie über ein zusätzliches Tool)?

• Was machst Du mit Ihnen (Auftrag generieren in einem Tool, Rechnung schreiben, Newsletter versenden)?

• Machst Du das händisch oder über ein Tool?
  Wenn Du diese Dinge aufschreibst, denke immer auch daran, eine Liste mit verwendeten Tools anzulegen und Dir zu überlegen, was das Tool macht und wo die Daten gespeichert sind.

• Was passiert mit den Daten, wenn sie nicht mehr gebraucht werden?

• Wann werden diese gelöscht?

Über all diese Fragen lohnt es sich Gedanken zu machen und diese auch schriftlich festzuhalten.

Zitat von unserer Gastexpertin Jasmin Lieffering aus ihrem Gastartikel auf claudiaeasymarketing.com